Asiakas- ja toimittajarekisteri
Asiakas ja toimittajarekisteri Oy M-Filter Ab
Tämä seloste täsmentää, miten käsittelemme asiakas- ja toimittajatietoja ja miksi kyseisiä tietoja kerätään.
1. Rekisterin pitäjä
Oy M-Filter Ab (1094792-7)
Teollisuustie 10
86600 Haapavesi
Finland
+358 10 821 5700
m-filter@m-filter.fi
Rekisteriä koskevissa asioissa pyydämme sinua ottamaan yhteyttä: sales@m-filter.fi
2. Rekisterin nimi
Oy M-Filter Ab:n asiakas- ja toimittajarekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyperusteet ja käyttötarkoitukset
Oy M-Filter Ab:n asiakas- ja toimittajarekisterin ylläpitämisen ensisijainen peruste on asiakas- ja toimittajasuhteiden ylläpitäminen. Asiakas- ja toimittajarekisterin ylläpitäminen on välttämätöntä toimeksiantojen toteuttamisen kannalta. Tietoja käsitellään heidän suostumuksellansa, joka katsotaan annetuksi, kun asiakas tai toimittaja jakaa/luovuttaa tietonsa Oy M-Filter Ab:lle.
Asiakas- ja toimittajatietoja voidaan käsitellä Oy M-Filter Ab:ssä seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- asiakas- ja toimittajasuhteen hoitamiseen sekä niiden ylläpitämiseen että seurantaan
- tuotteiden tai palveluiden tarjoamiseen, suunnitteluun, tuottamiseen sekä toimittamiseen
- ostojen toteuttamiseen
- tilausten ja laskujen käsittelyyn sekä muihin tarvittaviin yhteydenottoihin
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Asiakas- ja toimittajarekisterit sisältävät seuraavat tiedot:
Yhteystiedot, kuten:
- yhteyshenkilöiden nimi, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero
- osoite
- kielikoodi
- y-tunnus
Asiakastiedot (tilaus-/ostotiedot):
- tiedot ostetuista tuotteista / palveluista sekä erikseen asiakkaan/ toimittajan kanssa sovituista käytännön asioista tilauksiin liittyen ja asioiden hoitamiseen
Asiakasrekisterin laskutustiedot-osiossa löytyy tietoja kuten:
- laskutusosoite
- laskutustapa
- tilinumero
- tiedot maksuista
- eräpäivä
- laskunsaaja
Muuta kerättyä tietoa:
- palautteet ja reklamaatiot
- tarjoukset
- tilaukset (myynti- ja ostotilaukset)
- asiakkaan ja toimittajan antamat tiedot, jolla voidaan taata tuotteen ja/tai palvelun toimittamisen asianmukaisuuden
Säästämme myös tietoja, kuten messuilta kerättyä tietoa, asiakas ja toimittaja tapaamisilta, kuten potentiaalisten asiakkaiden/ toimittajien tietoja. Nämä tiedot säästetään asiakkaan tai toimittajan suostumuksella. Tämän lisäksi, säästyy Oy M-Filter Ab:n tietojärjestelmään tilaus- ja ostotiedot.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä asiakkaalla tai toimittajalla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: sales@m-filter.fi
Oy M-Filter Ab voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöä kirjallisesti ja henkilön henkilöllisyyttä voidaan tarpeen vaatiessa varmentamaan ennen muita toimenpiteitä.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja asiakas- ja toimittajarekisteriin on tallennettu. Asianomainen voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot pyynnöstä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely tai tallentaminen ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai toimittajasuhteeseen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen ja pyytää tietojen poistamista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle tai rekisterin ylläpitäjälle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- asiakkaalta tai toimittajalta itseltään suhteen syntyessä
- asiakkaalta tai toimittajalta itseltään verkkolomakkeen kautta
- tietoja voidaan myös kerätä julkisista ja kaupallisista rekistereistä
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta Oy M-Filter Ab:n ulkopuolelle ilman erillistä suostumusta. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n/ETA:n alueen ulkopuolelle ilman erillistä suostumusta.
8. Tietojen säilyttäminen
Asiakas- ja toimittajatietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus- tai toimittajasuhde on voimassa ja kunnes peruste tietojen säilyttämiselle päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakas- ja toimittajarekisteriä käsittelevät Oy M-Filter Ab:n työntekijät sekä nimetyt ulkoistetut yhteistyökumppanit.
Tiedot kerätään tietokantoihin tai jaetuille levyasemille, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.
10. Tietosuojaselosteen muuttuminen
Kehitämme toimintaamme, joten pidätämme oikeuden muuttamaan kyseistä tietosuojaselostetta vastamaan toimintaamme sekä lainsäädännön vaateita.